• Zorg voor een duidelijke omschrijving van het onderwerp;
  • Geef mails een duidelijke structuur;
  • Beperk tot één boodschap per mail;
  • Vermijd spellingsfouten;
  • Antwoord met volzinnen; 
  • Schrijf geen volledige woorden in hoofdletters;
  • Verstuur geen zware bijlagen maar zet deze op een gemeenschappelijke netwerklocatie en verstuur een link;
  • Maak onderscheid tussen een formele en een informele mail;
  • Wees zuinig met de toets 'Reply to all' en met het aantal bestemmelingen;
  • Antwoord nooit op spam;
  • Stuur nooit kettingmails, hoaxen en virussen door.


Zorg voor een duidelijke omschrijving van het onderwerp

Op de werkvloer worden heel wat emails verstuurd. Het komt er op aan om je correspondent op één seconde voldoende te informeren en te overtuigen om jouw email het eerst te openen. Vermijd het gebruik  van volledige woorden in hoofdletters, overmatig gebruik van uitroeptekens of gebruik van formuleringen als 'Belangrijk!', 'Dringend!'. Dit roept enkel irritatie op.


Geef mails een duidelijke structuur

Elke mail heeft een begin, duiding over het onderwerp en een einde. Probeer in de eerste alinea van een mail de 5 W's te verwerken: Wie, Wat, Wanneer, Waar en Waarom. Zorg voor een onderschrift waarin u de lezer groet.


Beperk tot één boodschap per mail

Mails met lange teksten worden zelden helemaal gelezen. Daarom is het beter om per mail slechts één onderwerp te behandelen.


Vermijd spellingsfouten

Sommigen leven met de foute veronderstelling dat schrijffouten getuigen van 'ik heb het druk/ik ben belangrijk'. Echter, niets zo ergerlijk als emails met schrijffouten. Lees daarom elke mail na vooraleer op de verzendknop te drukken. Een mail met schrijffouten getuigt van weinig respect voor uw correspondent.

Fonetisch schrijven (is i.p.v. eens, na i.p.v. naar, ...) is een veel voorkomende vorm van taalverarming en maakt teksten veeleer onleesbaar. Dit is te vermijden als je wil dat je correspondent jouw boodschap begrijpt.


Antwoord met volzinnen

Antwoorden met slechts stukken van een zin of cryptische antwoorden zijn niet bevorderlijk voor goede communicatie. Gebruik daarom goed gestructureerde volzinnen, met respect voor het gebruik van hoofdletters en leestekens.

 

Schrijf geen volledige woorden in hoofdletters

Volgens de netiquette of net-etiquette staat het schrijven van volledige woorden in hoofdletters gelijk aan roepen, brullen of tieren. Dergelijk opgemaakte mails zullen dus eerder een averechts effect hebben op de lezer. Hou het dus beleefd.


Verstuur geen zware bijlagen maar zet deze op een gemeenschappelijke netwerklocatie en verstuur een link

Het versturen van zware bijlagen (attachments) vertraagt het emailverkeer. Het is voor netwerkbeheerders ook enorm vervelend dat er van een bestand 50 kopies voor 50 verschillende bestemmelingen op de server staan. Dit is verspilling van kostbare schijfruimte. Bovendien duurt het langer om een mail te openen als er een zware bijlage bij zit. Zet daarom documenten op een gemeenschappelijke netwerklokatie en stuur enkel een link mee. Bepaalde typen van bestanden lenen zich perfect voor het verspreiden van virussen. Wees dus voorzichtig en verstuur enkel een document in bijlage als het niet anders kan.

 

Maak onderscheid tussen een formele en een informele mail

Gebruik bij zakelijke mails zakelijke taal. Dat betekent dus niet 'Hoi, goeie vakantie gehad?' of een mail met smileys, afkortingen zoals die in chatrooms gebruikt worden, etc.

 

Wees zuinig met de toets 'Reply to all' en met het bestemmelingen

Bij het versturen van een boodschap naar meerdere bestemmelingen is het gemakkelijk om alle bestemmelingen in het 'To'-veld te typen. Daarmee loop je veel kans dat iedereen hoopt dat de ander wel zal antwoorden. Zet daarom in het 'To'-velden enkel de personen van wie je effectief antwoord of een actie verwacht. In het veld 'Cc' zet je de personen die op de hoogte moeten zijn maar niet meteen actie moeten ondernemen.

Ook het gebruik van de knop 'Reply to all' vraagt enige voorzichtigheid. Niet alle bestemmelingen zijn geïnteresseerd in jouw mening. Meestal volstaat een antwoord naar de afzender.

 

Antwoord nooit op spam

Spam-robots stellen vaak willekeurig mailadressen samen. Door te antwoorden laat je aan de spammer weten dat jouw adres bestaat. Klik in spammails nooit op de link om uit te schrijven. Veelal schrijf je je op dat ogenblik in om nog meer spam te ontvangen. Voor spammails is slechts één actie een goede actie: verwijderen.

 

Stuur nooit kettingmails, hoaxen en virussen door

Zieke kindjes  met straatarme ouders zijn best zielig maar als een bekend bedrijf zoals Microsoft, AOL, ... geld belooft als je de mail doorstuurt, heb je te maken met een hoax. Ook oproepen om zoveel mogelijk mensen te waarschuwen voor nieuwe virussen zijn hoaxen en verdienen te verdwijnen in de digitale prullenbak. Dergelijke mails doorsturen zorgt enkel voor onnodige belasting van mailservers en nutteloos verbruik van bandbreedte.

Hoaxen zijn valse boodschappen, al dan niet opgesteld door grappenmakers, die door onwetende mensen goed bedoeld worden doorgestuurd.  Meer informatie over hoaxen is te vinden op virusalert.nl.